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Contact Builder en Marketing Cloud: audiencias, data extensions…

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Contact Builder es la aplicación dentro de Marketing Cloud que proporciona acceso a los datos de contacto de la cuenta y a las relaciones diseñadas utilizarlos de manera conveniente. Con Contact Builder podemos gestionar, consolidar, organizar y vincular datos de todas las aplicaciones de Marketing Cloud y fuentes externas.

Si aún no conoces lo que es Salesforce Marketing Cloud y te gustaría informarte en líneas generales de lo que ofrece esta plataforma, te invitamos a que leas el siguiente artículo para que descubras ¿Qué es Marketing Cloud? El Digital Marketing Hub de Salesforce.

 

Data Sources

Contact Builder dentro de Marketing Cloud, es como cualquier gestor de contactos dentro de una herramienta de Marketing Automation. Como ocurre en otras herramientas, se pueden sincronizar los datos de Marketing Cloud con otro tipo de fuentes de datos. Lo ideal en Contact Builder es sincronizar Marketing Cloud con la información contenida en Salesforce CRM (en el caso de que se tenga), pero si se tiene otro tipo de CRM también se puede conectar aunque muchas veces se necesita hacer un desarrollo e integración a medida.

Dentro de Contact Builder hay tres tipos de Data Sources (fuentes de datos):

  • System Data Sources: Dentro de este tipo de fuentes de datos se incluyen las relacionadas con Marketing Cloud, aplicaciones de email, aplicaciones móviles o las relativas con Einstein Predictive Intelligence.
  • Synchronized Data Sources: Este tipo de fuentes de datos suelen ser generalmente las sincronizadas de forma natural en Marketing Cloud, como los datos almacenados en Salesforce CRM.
  • Custom Data Sources: Como su propio nombre indica, son fuentes de datos personalizadas, en las que la gran mayoría de las veces se necesita realizar una integración a medida para que funcionen correctamente con Marketing Cloud.

 

Data Extensions

data extensions contact builder

 

Dentro de Contact Builder, una de las acciones más comunes es manejar, administrar y crear Data Extensions, pero… ¿Qué es un Data Extension?

Un Data Extension es una tabla que dentro de la base de datos de la aplicación (en este caso Marketing cloud) contiene tus datos. Se puede utilizar para almacenar una lista de contactos (para enviarles por ejemplo un email) pero también te sirve para almacenar cualquier tipo información (productos que ha comprado un cliente, historial de contratación de servicios). En resumen se puede usar un data extension para almacenar información de suscriptores (como se hace en las listas) o para almacenar datos relacionales de estos suscriptores. Los data extension son muy similares a tablas en una base de datos, ya que suelen estar relacionados entre varias de ellas y sirven para mantener información de tus contactos todo lo compleja que quieras.

Si quieres profundizar más en el uso de Data Extensions en Marketing Cloud, te recomendamos leer el siguiente artículo en el que se especifica cuándo utilizar un Data Extension o una lista de suscriptores en Marketing Cloud.

 

Attribute Groups: Contact records y Data Extensions

La lógica de manejar Data Extensions en Marketing Cloud es la posibilidad de linkar datos de varias data extensions en un mismo contact record. Para poder entender este tipo de lógica, tenemos que saber que cualquier Data Extension tiene un número de records. Cada record en un Data Extension es un “contacto” que conforma dicha base de datos, pero puede haber un mismo contact record en varias Data Extensions. Por ello, a la hora de utilizar Contact Builder necesitamos linkar los datos de varias Data Extensions para que nuestros suscriptores (subscribers) sean lo más completos posibles.

Para hacer este paso posible es necesario crear attribute groups (grupos de atribución). Los grupos de atribución te permiten organizar tus datos debido a que cada grupo incluye un modelo de datos consistente en data extensions linkados a contact records o otras data extensions. Además, se pueden incluir todas las data extensions que se precise en un grupo de atribución y pueden usarse estos grupos en templates (plantillas) dentro de Contact Builder.

 

Importación de datos

Contact Builder es la aplicación ideal para importar datos dentro de Marketing Cloud. Dentro del menú Import, se permite importar datos de dos maneras diferentes:

  • Import Into Data Extension: Esta opción permite importar una serie de datos o una base de datos en una Data extension y configurar la definición de los campos que compondrán dicha Data Extension. Esta función es útil para definir los propios campos y no dar lugar a equívocos a la hora de importar datos.
  • Import Into a List: Esta opción permite importar datos en una lista de suscriptores o importar datos en la sección de All contacts (todos los contactos). Esta opción es ideal cuando se quiere realizar una lista de suscriptores para un envío de email por ejemplo, ya que los Data Extensions son bases de datos más complejas, utilizadas para otro tipo de fines.

 

Mejores prácticas en Contact Builder

contact builder best practices

 

Cuando se usa Contact Builder, hay que tener una serie de conceptos básicos claros para asegurar la integridad y orden de tus datos de una manera correcta. Por ello, el concepto más importante y fundamental a tener en cuenta es: Usar siempre un único contact key por contacto. Esta decisión permite asignar a un propio contacto (identificado por un mismo contact key/subscriber key) una dirección de email, número de teléfono y más información recogida a través de diferentes canales de comunicación. El contact key debe ser un valor que no pueda ser modificado en un futuro (como una dirección física) y siempre debe ser único para cada contacto, por lo que es ideal que este valor sea un ID (en el caso de Salesforce podría tratarse del campo Salesforce ID) o número identificativo que contenga caracteres alfanuméricos (nunca numéricos solamente).

Otro de los conceptos fundamentales a tener en cuenta es entender la diferencia entre las listas “All Contacts” y “All Subscribers”. Estas dos listas pueden parecer lo mismo pero tienen una gran diferencia, por un lado, en la lista “All Contacts” se muestran todos los contactos recogidos dentro de la instancia de Marketing Cloud (desde Contact Builder). Por otro lado, en la lista “All Subscribers” se muestran todos los contactos suscritos dentro de Email Studio, los cuales pueden recibir emails y comunicaciones desde Marketing Cloud.

Un tercer concepto fundamental a tener en cuenta es evitar borrar contactos. Esto sucede debido a que Marketing Cloud guarda siempre información sobre los contactos aun habiéndolos borrado desde módulos como Email Studio. Por ello es importante evitar borrar contactos a no ser que sea estrictamente necesario, para así poder hacer que el proceso de unsubscribe entre otras cosas se complete de manera correcta y esa información quede reflejada en Marketing Cloud.

Por último, hay que tener en cuenta que no es lo mismo ContactID y SubscriberID que ContactKey y SubscriberKey. En teoría tanto el ContactID como el SubscriberID se utilizan como claves sustitutivas en los sistemas internos de Marketing Cloud, esto quiere decir que se refejan en actividades como seguimiento de extractos (tracking extracts) o vistas de datos del sistema (system data views) a la hora de realizar queries. Por ello no es recomendable utilizar estos valores en nuestras actividades en Marketing Cloud sino que es recomendable siempre utilizar tanto el ContactKey como el SubscriberKey.

En definitiva, Contact Builder es un poderoso módulo dentro de Marketing Cloud ya que es la base de nuestras comunicaciones al permitirnos importar y alojar contactos e información de los mismos en sistemas relacionales de datos. Por ello, llevar un correcto uso de Contact Builder es una tarea que requiere de cuidado y experiencia, pero desde ShowerThinking somos especialistas en desarrollar junto con tu empresa programas de automatización y gestión de Marketing a través de Marketing Cloud. Por ello, si necesitas ayuda o formación en Marketing Cloud tenemos el equipo adecuado que puede ayudarte, así que ¡no dudes en contactar con nosotros!

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