Como consecuencia de la digitalización de sus entornos, las universidades y entidades educativas están afrontando un importante reto en la gestión eficiente de la información de sus prospectos, alumnos, alumni y todo el conjunto de partners y stakeholders relacionados con estas instituciones.

No hay duda de que hace tiempo que las universidades se han dado cuenta de la importancia de digitalizar su infraestructura y servicios.

De hecho, de acuerdo con el último “Análisis de las TIC en las Universidades Españolas”, publicado por CRUE Universidades Españolas, el 78% de estas instituciones ya tienen en marcha proyectos de transformación digital del aprendizaje.

El problema es que la enseñanza es tan sólo uno de los aspectos en juego. La gestión de sus prospectos, alumnos y servicios es mucho más compleja.

 

Deficiente digitalización en la gestión de los campus universitarios

Si las universidades aspiran a tener una gestión eficiente de sus esfuerzos de captación y retención de alumnos, así como un óptimo rendimiento académico de los mismos, necesitan disponer de herramientas analíticas y un CRM adaptado a la naturaleza de su servicio y actividad. Desgraciadamente, no es así:

  • Más del 45% de los responsables de dirección universitaria no tienen la seguridad de que sus esfuerzos de marketing tengan repercusión en el ROI. (The State of Lead Capture in 2016, Formstack).
  • Más del 59% de las instituciones académicas no cuentan con un CRM para supervisar el sistema de reclutamiento de alumnos (StudyPortals and iE&D Solutions).
  • Las universidades españolas dedican el 3,48% del presupuesto a las TI (CRUE), lo que supone el mismo nivel que hace una década y está por debajo del 5% recomendado por la OCDE.

Estas deficiencias repercuten directamente en la calidad del servicio ofrecido por las universidades, y lo que es más importante, su eficacia a la hora de rentabilizar los esfuerzos de captación de alumnos.

Esta situación es aún más urgente, teniendo en cuenta que la financiación pública ha caído alrededor de un 28% desde el año 2009, de acuerdo con las cifras del Observatorio del Sistema Universitario.

 

Salesforce HEDA: el CRM para Universidades

HEDA (Higher Education Data Architecture) es una arquitectura y modelo de datos proporcionado por Salesforce y concebido para las universidades.

Se trata de una arquitectura de datos abierta, que ha sido construida sobre Salesforce, y permite la integración de aplicaciones y desarrollos personalizados.

Este CRM ha sido diseñado en colaboración con universidades y empresas de aplicaciones del ámbito académico de todo el mundo.

Básicamente, permite dotarse de una infraestructura para crear un campus interconectado, ayudando así a las instituciones académicas a gestionar de forma eficiente la relación con sus prospectos, alumnos, alumni, profesores, personal universitario y demás partes interesadas.

 

HEDA proporciona una visión de 360 grados del estudiante

Gracias a HEDA, la universidad cuenta con una visión completa del alumno, en todos los aspectos relacionados con su actividad universitaria. Éstos se distribuyen en relaciones y afiliaciones, incluyendo:

  • Otros miembros de la universidad, ya se trate de alumnos, profesores, miembros del rectorado, compañeros de equipo, así como sus familiares.
  • Organizaciones y grupos universitarios, como departamentos académicos, colegios mayores, etc.
  • Cursos y programas académicos en los que esté matriculado o haya mostrado interés.
  • Todo tipo de actividades del ámbito universitario o su esfera de influencia en la que esté involucrado.

 

Ventajas de HEDA para las universidades

Mediante esta infraestructura centralizada y globalizada de los alumnos, las instituciones universitarias logran:

  • Estructurar más eficazmente los datos provenientes de diferentes silos o departamentos.
  • Crear un contexto y lenguaje común dentro de la institución y con sus partners, para llevar a cabo mejores análisis y tomas de decisiones.
  • Mejorar la gestión de las relaciones y actividad del alumno en la universidad.

Imaginemos, por ejemplo, que la universidad desea promocionar una formación o conferencia entre alumnos, alumni y profesores que responda a unos criterios de selección específicos, como la antigüedad, una formación específica y la adherencia de un grupo de interés dentro de la universidad.

También podría darse el caso de que se tratase de un evento al que los familiares de los estudiantes estuviesen invitados.

Gracias a HEDA, se pueden crear fácilmente los informes y listados de personas de interés que deban ser objeto de una determinada campaña informativa o cualquier otro tipo de proceso administrativo referido a estas formaciones, conferencias o eventos.

Además, al estar perfectamente integrada con Salesforce, todas las gestiones consiguientes pueden ser igualmente automatizadas y ejecutadas.

En ShowerThinking, ayudamos a las universidades en su proceso de transformación digital, mediante la implementación de herramientas como Salesforce HEDA y otras soluciones tecnológicas complementarias. Si deseas más información al respecto, no dudes en ponerte en contacto conmigo.

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Joaquín Pais
Joaquín Pais
CEO en ShowerThinking. Consultor y Ponente en conferencias sobre marketing digital e inbound marketing.

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